Jak odpowiednio zarządzać flotą samochodów?

Mniejsza lub większa flota samochodowa to dziś stały element każdej firmy. Prowadzimy różne interesy w różnych częściach miasta, kraju czy Europy, dlatego posiadanie odpowiedniej floty samochodowej i dobre nią zarządzanie to niezbędna umiejętność. Jak więc robić to najefektywniej?

Czym jest zarządzanie flotą samochodową?

Ktoś, kto ma za zadanie zarządzać flotą samochodową firmy, stoi przed bardzo odpowiedzialnymi zadaniami. Pierwsze z zadań to oczywiście opracowanie tego, ile i jakich aut do firmy nam potrzeba, ich zakup, a także zarządzanie ich użytkowaniem i oczywiście serwisowanie pojazdów. Osoba zarządzająca flotą zajmuje się więc autami dość kompleksowo, a dodatkowo ściśle współpracuje z kierowcami tychże aut. Zarządca floty kontroluje stan liczników pojazdów, rozlicza kilometrówki kierowców, pilnuje także rozliczenia wszelkich szkód powstałych w wyniku przeróżnych zdarzeń komunikacyjnych. 

Osoba zarządzająca flotą samochodową firmy będzie postawiona w pierwszej kolejności przed zadaniem zbudowania tejże floty. To jakie auta i w jakiej ilości są firmie potrzebne, trzeba przeanalizować na podstawie potrzeb przedsiębiorstwa. Osoba zarządzająca flotą musi wybrać pojazdy o odpowiednim napędzie, etc. Ważny jest zakup samochodów od renomowanych producentów, którzy nie tylko zapewnią wysokie parametry aut ale także zagwarantują ich najlepszą sprawność. Osoba zajmująca się flotą samochodową firmy sprawdzić musi także najlepsze oferty leasingowe, ponieważ to właśnie leasing jest najpopularniejszą formą zakupu aut przez przedsiębiorstwa. Najczęściej wybierana opcja to FSL, czyli full service leasing wynajem długoterminowy. Opcja ta polega na comiesięcznym uiszczaniu kwoty wynajmu aut, w której to kwocie zawarte są koszty eksploatacyjne, ubezpieczenie, serwisowanie, ewentualnie jakieś naprawy. 

Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie flotą obejmuje wykonywanie wielu różnych obowiązków i nie powinno być powierzone osobie bez doświadczenia. Jest to stanowisko, które przeznaczone jest zdecydowanie dla specjalisty.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów stworzyliśmy narzędzie, które pomoże firmom w zarządzaniu swoją flotą, to https://flotify.pl/. Dzięki niemu w jednym miejscu sprawdzisz daty przeglądów rejestracyjnych, terminy płatności zobowiązań finansowych, czy terminy wymagalności dla legalizacji gaśnic czy tachografu.

To bezpieczne i intuicyjne narzędzie, które możesz mieć zawsze pod ręką!

Jak zarządzać flotą samochodową?

Osoba zajmująca się w firmie flotą samochodową określana jest jako fleet manager. Taką osobą może być doświadczony pracownik firmy, ale często obowiązki fleet managera powierza się komuś z zewnątrz, czyli osobie zajmującej się zarządzaniem flotą samochodową, która jest zatrudniana przez firmę właśnie z innej agencji. 

Osoba, która ma powierzone takie zadanie powinna przede wszystkim wiedzieć, jak zapobiegać kosztownym naprawom. By to było efektywne, pojazdy firmy muszą być regularnie poddawane przeglądom. To prewencyjne działanie, które często pozwala uniknąć niepotrzebnych wydatków. Regularne doglądanie aut wychwyci nawet najdrobniejsze usterki, a także zapewni płynne korzystanie z pełnej dostępności floty samochodowej firmy.

Zarządzanie flotą w sposób efektywny to dobra komunikacja z kierowcami. Warto zawsze od nich bezpośrednio dowiadywać się o takich sprawach jak np. problemy z autem. To szybki sposób na wczesne wychwycenie ewentualnych usterek i sprawne działanie całej floty. Odpowiedzialny i profesjonalny fleet manager powinien polecić kierowcom sporządzanie odpowiednich raportów, które powiedzą dużo o sposobie i jakości użytkowania danego auta. 

Dobrym sposobem jest także montaż urządzeń monitorujących jak chociażby GPSy w poszczególnych pojazdach. Pozwolą one na zebranie wielu danych o pojeździe i sposobie jego użytkowania. Taka działanie może nas uchronić przed stratami spowodowanymi działaniami nieuczciwych pracowników.