Delegacje krajowe pracowników - wszystko, co musisz wiedzieć!

Delegacje to inaczej służbowe podróże, na które często wysyłani są pracownicy w celu wykonania obowiązków służbowych i w innym miejscu- w kraju jak i za granicą. Jakie przepisy obowiązują pracodawcę i pracownika w przypadku delegacji służbowych?

Czym jest delegacja krajowa pracownika?

Delegacja krajowa pracownika to służbowa podróż, której podstawą formalną jest polecenie wydane przez pracodawcę. Polecenie takie może być wydane zarówno ustnie jak i na piśmie. Pracownik jest oddelegowany do wykonania pewnego zadania poza miejscem, w którym pracuje za co dzień- najczęściej w całkiem innym mieście lub miejscowości. Delegacja powinna mieć określony z góry termin, miejsce oraz oczywiście cel. Poleceniu wyjazdu na delegację nie powinno się odmawiać, gdyż jest to obowiązek jak każdy inny. W przypadku odmowy wyjazdu w delegację, pracodawca może wystosować konsekwencje związane z taką odmową. W delegację nie wysyła jednak kobiet w ciąży jak i pracowników opiekujących się na co dzień dziećmi do 4. roku życia. 

W przypadku jakiejkolwiek delegacji pracodawca musi zapewnić pracownikowi zwrot kosztów podróży jak i zapewnić mu dietę na czas delegacji. Do kosztów podróży zalicza się m.in. przejazdy, bilety na dojazdy, koszt paliwa, koszt noclegów. Koszty te powinny być uzasadnione, a pracownik powinien udokumentować ich wydanie- np. fakturą czy paragonem. 

Dieta dobowa w delegacji wynosi obecnie 30 zł. Jeśli podróż służbowa trwała maksymalnie do 12 godzin, pracownik ma prawo otrzymać połowę tej stawki. Z kolei, jeśli delegacja trwała więcej niż 12 godzin, pracownik będący w delegacji otrzymuje pełną dietę. W przypadku, gdy pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie- np. w hotelu, pracodawca może mu zmniejszyć dietę- w przypadku śniadań i kolacji o 25%, w przypadku zapewnionego obiadu o 50%. 

Czym udać się w delegację?

Najczęściej to pracodawca określa z góry jakim środkiem transportu powinien udać się pracownik w służbową podróż. Zależnie, gdzie deleguje się pracownika, może on udać się w to miejsce samochodem służbowym lub własny, pociągiem, samolotem czy statkiem lub innym środkiem transportu jaki będzie najszybszy czy najwygodniejszy. Zwrot wydatków na dojazd odbywa się na podstawie przedstawionych przez pracownika rachunków, faktur itp.

A jak obliczyć czas pracy w podróży służbowej?

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu Pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do jej wykonywania. Za początek naliczania czasu podróży służbowej krajowej uważa się przekroczenie granic administracyjnych miasta. 

Rozliczenie czasu pracy kierowcy w podróży służbowej jest trochę inne niż rozliczenie czasu pracy innych pracowników.  Z tytułu podróży służbowej kierowcy przysługują należności na pokrycie kosztów z nią związanych. Czas pracy kierowców w podróży służbowej to czas poświęcony przez kierowcę na: prowadzenie pojazdu, załadunek i/lub rozładunek, nadzór osób wsiadających/ wysiadających, czynności spedycyjne, obsługa pojazdów i przyczep, utrzymanie pojazdu w czystości, prowadzenie spraw administracyjnych, etc. Czas pracy kierowcy powinien być jasno określony w harmonogramie czy grafiku na dany dzień. 

Czas pracy kierowcy obejmuje więc harmonogramowe godziny jego pracy, tj. np. 8-16, jak również godziny rzeczywistego wykonywania pracy w delegacji służbowej poza harmonogramowymi godzinami pracy.